שימוש ב-AI ליצירת סקר לשיפור תקשורת פנים-ארגונית
סקרים הם כלי מרכזי בניהול משאבי אנוש, המספקים לארגון הבנה מעמיקה של תחושות העובדים, הצרכים והאתגרים שהם חווים. סקרים מאפשרים לא רק לאסוף נתונים כמותיים על שביעות רצון או מחוברות, אלא גם להבין את הדינמיקות הפנימיות שמניעות את הארגון. דוגמה בולטת לכך היא סקרי מחוברות, בהם נמדדת תחושת ההשתייכות והמעורבות של העובדים.
כיום, בעזרת כלים מבוססי AI , ניתן לשפר משמעותית את יעילות הסקרים ואת ניתוח התוצאות שלהם.
ניקח לדוגמה את הצורך בשיפור התקשורת הפנים-ארגונית, ונדגים כיצד ניתן לעשות זאת בעזרת כלי הבינה המלאכותית ליצירת סקרים מותאמים אישית ולניתוח מעמיק של המידע.
שלב 1. : זיהוי המטרות המרכזיות
בשלב הראשון, חשוב להגדיר את המטרות המרכזיות של הסקר.
במקרה הזה, המטרה היא לשפר את התקשורת הפנים-ארגונית ולהבין את האתגרים שבהעברת מסרים מלמעלה למטה ולהפך. המטרה היא גם לבחון את הצורך בשדרוג או הקמת פלטפורמת תקשורת אפקטיבית יותר בארגון.
שלב 2: שימוש ב-AI לתכנון השאלות
ה-AI יכול לעזור בבניית שאלות מותאמות אישית לעובדים, בהתבסס על ניתוח מוקדם של נתונים קיימים בארגון, או על סמך מאגרי מידע רחבים יותר. לדוגמה, כלי AI כמו ChatGPT או IBM Watson יכולים להציע שאלות על סמך תחום העיסוק, מבנה הארגון, והתנהלות העבר של מחלקות התקשורת. חלק מהשאלות עשויות לכלול:
- איך היית מתאר את האפקטיביות של התקשורת בארגון?
- האם אתה מרגיש שהמסרים מהנהלת הארגון מגיעים בצורה ברורה ומובנת?
- אילו כלים היית רוצה שיהיו זמינים עבורך כדי לשפר את התקשורת עם ההנהלה והעמיתים?
- באיזו תדירות אתה מקבל עדכונים חשובים מארגון? האם זה מספיק?
- האם יש לך קושי בהעברת המסרים כלפי מעלה?
ה-AI גם יכול להמליץ על מבנה השאלות: שאלות סגורות, שאלות פתוחות, סולמות דירוג (לדוגמה, מ-1 עד 5), או שילוב של סוגי שאלות שונים כדי לקבל נתונים איכותיים וכמותיים.
שלב 3: התאמת השאלות לפרסונות שונות
בעזרת AI, ניתן להתאים את הסקר לפרסונות שונות בארגון, כמו מנהלים, עובדים מהשורה, ואנשי משאבי אנוש. לדוגמה, המנהלים עשויים לקבל שאלות הממוקדות בניהול התקשורת מלמעלה למטה, בעוד העובדים יקבלו שאלות שממוקדות בקבלת המסרים וברמת ההבנה שלהם. ה-AI יוכל גם להציע התאמות לשאלות בהתאם לתפקידים השונים בארגון.
שלב 4: ניתוח נתונים אוטומטי בזמן אמת
לאחר הפצת הסקר, AI יכול לסייע בניתוח מהיר של התוצאות בזמן אמת. מערכות כמו Qualtrics או SurveyMonkey מבוססי AI, מאפשרות לנתח את התגובות ולזהות דפוסים חוזרים. לדוגמה, אם הרבה עובדים מציינים שקיים קושי בהבנת המסרים שמגיעים מההנהלה, ה-AI יוכל להציע דרכים לשיפור על סמך הניתוח.
ה-AI יכול גם לנתח תגובות פתוחות – דבר שיכול להיות מאתגר לניתוח ידני. לדוגמה, הוא יכול לסווג תגובות לפי נושאים כמו "חוסר בהירות", "קושי טכני", "חוסר שקיפות" ולספק תובנות מקיפות.
שלב 5: שימוש ב-AI לחזות בעיות עתידיות
אחד היתרונות המרכזיים בשימוש ב-AI הוא היכולת לחזות בעיות עתידיות. ניתוח תגובות העובדים באמצעות AI מאפשר לזהות מגמות פוטנציאליות של ירידה במחוברות העובדים עקב קשיים בתקשורת, או חשש משימוש בפלטפורמות תקשורת חדשות. ה-AI מסוגל להציע פתרונות מונעים על סמך המגמות האלו, כמו תכנון קמפיין חינוכי על הפלטפורמה החדשה או הדרכות נוספות.
שלב 6: הפקת דוחות ויצירת תובנות
לאחר ניתוח הנתונים, ה-AI מפיק דוחות מתקדמים שמסכמים את תוצאות הסקר. הדוחות כוללים גרפים, ניתוח סטטיסטי, והמלצות לשיפור. בנוסף לכך, ה-AI יכול להציע מסקנות אופרטיביות, לדוגמה:
- בניית מערכת נוטיפיקציות לשיפור הגעת המסרים לעובדים.
- יצירת פורומים דיגיטליים או פלטפורמות תקשורת פתוחות יותר, שיאפשרו לעובדים לשתף פעולה ולהעביר משוב בצורה נוחה יותר.
- שיפור תדירות ועדכונים ממחלקת ההנהלה כדי למנוע פערים תקשורתיים.
שלב 7: מעקב והתאמה מתמשכת
השימוש ב-AI ביצירת סקרים לשיפור תקשורת פנים-ארגונית הוא תהליך אוטומטי ויעיל, המתחיל בתכנון ובניית שאלונים מותאמים אישית, ממשיך בניתוח תוצאות בזמן אמת, ובסופו של דבר מספק תובנות פרקטיות לשיפור מהיר וממוקד. AI לא רק חוסך זמן ומשאבים, אלא גם מבטיח שהארגון יוכל לבצע שיפורים מתמשכים ולחזק את התקשורת בצורה אפקטיבית.
שנסכם?
בניית תוכניות עבודה לשנת 2025 מחייבת חשיבה אסטרטגית ושימוש בכלים הממוקדים ביצירת מחוברות ונחשקות של העובדים לארגון.
מציאת "כוכב הצפון" והסתמכות על מודלים כמו "את האמת" והציר "כל תקשורת היא הזדמנות" מאפשרים לך לנהל תהליכי עבודה מבוססי נתונים וערכים ברורים. באמצעות כלים אלו, ניתן לזהות את החוזקות והפערים בארגון, לשפר את החוויות היומיומיות של העובדים ולבנות ארגון שמצמיח ומחבר את עובדיו. כך תוכל להוביל את הארגון להצלחה ולהגברת המחוברות לשנים הבאות.
אם עדיין לא ברור לך מהו כוכב הצפון שלך, השתמש בכלים אלו, ותן לתהליך להוביל אותך לכיוון הנכון.
